做活動的應(yīng)該都清楚，企業(yè)辦一場公關(guān)活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出，更害怕的就是在舉辦公關(guān)活動期間會遇到很多意識不到的問題，例如：怕流程出錯、現(xiàn)場出現(xiàn)讓領(lǐng)導(dǎo)不滿意的地方、預(yù)算不夠、活動效果不好、甚至可能在現(xiàn)場出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問題呢，全澤廣告（http://m.i-segway.com/）來告訴你，繼上篇（史上最全的公關(guān)活動操作指南）之后，今天給大家分享關(guān)于公關(guān)活動中的執(zhí)行流程和需要注意到的細節(jié)。
 

一、場地布置
       俗話說得好“萬事開頭”， 公關(guān)活動難就難在選場地和布置上面，那么該如何學會和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認工作；
       1、確定公關(guān)活動的布置時間；
       2、確定進場路線、例如，停車區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過物料的體積；
       3、確定活動用電量、開關(guān)閘的位置；
       4、確定客梯、樓梯、安全出口的位置；
       5、確定特邀嘉賓的座位席以及休息室；
       6、確定嘉賓簽到臺、展示區(qū)的位置；
       7、確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式；
       8、確定嘉賓走動區(qū)域、茶歇位置等；
       9、確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡(luò)以及覆蓋情況；
       10、確定現(xiàn)場燈光位置和調(diào)試方式；
       11、確定空調(diào)溫度、講臺位置和高度；
       12、確定停車場位置和數(shù)量；
       13、確定現(xiàn)場各供應(yīng)商負責人位置；
 
       其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來也好抓緊時間進行更換；
       1、仔細核對物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間；
       2、把握噴繪制作的質(zhì)量，及時補救，如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等；
       3、核查現(xiàn)場使用的材料是否真實；
       4、工程預(yù)期是否按預(yù)期施工；
       5、施工人員是否全部到位，對接施工負責人；
       6、高規(guī)格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片；
       7、制作施工物料清單進度表，是否按期完成并確認返工的時間差；
       8、現(xiàn)場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶；
 
       接下來就是現(xiàn)場搭建并負責整個活動現(xiàn)場的施工項目完成情況；
       1、運輸現(xiàn)場物料的通道入口以及貨梯的位置；
       2、定好舞臺、主背景板位置，測量前后的間距；
       3、簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認如何擺放；
       4、活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置；
       5、控制臺、燈架以及音響及視頻設(shè)備的位置；
       6、現(xiàn)場施工人員應(yīng)注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗；
 
       到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎，還需要充當“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，例如：
       1、音響設(shè)備搭建好之后及時挑選背景音樂；
       2、接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等；
       3、將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統(tǒng)一管理分配；
       4、檢查活動當中所需的道具；
       5、所有物料的畫面、擺放位置是否正確；
       6、嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方；
       7、檢查出問題應(yīng)及時糾正；
 
二、活動彩排
       1、首先確認所有的彩排人員是否全部到位；
       2、確認舞美燈光、音響設(shè)備調(diào)試到位；
       3、確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間，活動前需要進行面對面溝通；
       4、確定VIP嘉賓名單無誤；如有改動及時和主持人溝通到位；
       5、確認演講臺上的桌花和擺放是否到位；
       6、最后檢查一下會場地面是否保持清潔；
       活動彩排流程完成之后可以好好休息下，或者找個沒人的地方稍微瞇一會，接下來就是坐等活動開始啦！
 
三、活動管理

       會前
       1、安排禮儀、工作人員負責嘉賓簽到環(huán)節(jié)；
       2、安排專門人員接待VIP嘉賓，（具體可以和客戶溝通）；
       3、安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花；
       4、安排禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入場就座；
 
      會中
       1、安排工作人員為嘉賓開門關(guān)門；
       2、活動開始前，和所有工作人員提前五分鐘進行確認；
       3、燈光show走起、音樂走起，主持人上場；
       4、會中各種環(huán)節(jié)應(yīng)安排各工作人員注意相關(guān)工作，如果有頒獎環(huán)節(jié)需要禮儀協(xié)助；
       5、安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影；
 
       會后
       1、VIP嘉賓離場時，安排專門按電梯或者有專車接送；
       2、嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全；
       3、與酒店進行場地費用結(jié)算，以及其他產(chǎn)生的明細清單；
       4、提醒客戶余下的資料是否要打包帶走；
       5、原路帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物；
 
四、費用清單
       每場公關(guān)活動結(jié)束后都需要有一份詳細的費用清單，一般會后的費用清單包括以下三種；
       1、活動尾款催收
       2、演藝團隊費用
       3、物料制作費用。
       為了做到活動成本的精準度，盡可能地把所有的成本都計算在內(nèi)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多事項都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項目產(chǎn)出的費用。
 
五、會后總結(jié)
       活動公司學會做會后總結(jié)很關(guān)鍵，并不是活動做完了就不管不問了，而且需要收集一些活動后的反饋數(shù)據(jù)，為下次活動積累寶貴的經(jīng)驗，同樣的錯誤決不能出現(xiàn)在下次活動身上。
       1、收集活動的拍攝照片和視頻；
       2、提交客戶滿意度調(diào)查表，并抄送給上級領(lǐng)導(dǎo)；
       3、媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶；
       4、結(jié)算活動尾款費用；
       5、針對此次活動進行活動總結(jié)；
 
       根據(jù)墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會出錯的事總會出錯，如果你擔心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”基于這幾點用于在公關(guān)活動當中是最好的活動執(zhí)行口號。

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